Câu hỏi 1: Lấy ví dụ để cho thấy chia sẻ dữ liệu giúp làm tăng năng suất làm việc của nhóm dự án.

Giải chi tiết:

Ví dụ trong dự án Xây dựng Website Lớp 12A1, việc chia sẻ dữ liệu giúp làm tăng năng suất làm việc nhóm là:

- Các thành viên trong nhóm có thể truy cập và làm việc trên cùng một bộ tài liệu và tài nguyên, giúp tiết kiệm thời gian.

- Làm việc trên cùng một nền tảng giúp các thành viên dễ dàng trao đổi thông tin.

- Dữ liệu luôn được lưu trữ và đồng bộ nên tránh sự mất mát thông tin.

Câu hỏi 2: Tại sao cần báo cáo dự án định kì?

Giải chi tiết:

Cần phải báo cáo dự án định kì vì:

- Đánh giá tiến độ của dự án.

- Theo dõi chi phí của dự án.

- Thông báo về sự tiến bộ, cải thiện trong sự án.

- Phát hiện các rủi ro nhanh chóng và giải quyết kịp thời.

- Cập nhật kế hoạch và chiến lược.

- Giám sát hiệu suất của nhân viên.

Luyện tập

Kết quả đầu ra của nhiệm vụ Dựng phim là dữ liệu đầu vào của nhiệm vụ Biên tập. Hãy chia sẻ dữ liệu trong thư mục Biên tập trên Google Drive với nhiệm vụ Dựng phim.

Giải chi tiết:

Bước 1: Tạo tài khoảng Google.

Bước 2: Truy cập vào Google Drive và tạo một Drive mới mang tên dự án.

Bước 3: Tạo một thư mục mới và đặt tên (Ví dụ: “Biên tập”).

Bước 4: Chia sẻ link Drive với những người làm nhiệm vụ Dựng phim để họ có thể truy cập.

Vận dụng

Thực hiện các việc sau đối với dự án Thiết lập website của lớp:

1. Tạo thư mục Dự án thiết kế website trên Google Drive và tạo liên kết với thư mục này cho dự án tại ô Web Link trong hộp thoại Project Properties.

2. Cập nhật tiến độ thực tế của dự án vào phần mềm rồi tạo báo cáo tự động dạng .pdf.

3. Chia sẻ, tiếp nhận góp ý, chỉnh sửa trên phần mềm và hoàn thiện báo cáo.

Giải chi tiết:

1. Tạo thư mục Dự án thiết kế website trên Google Drive và tạo liên kết với thư mục này cho dự án tại ô Web Link trong hộp thoại Project Properties.

Bước 1: Tạo thư mục trên Google Drive:

- Truy cập vào Google Drive trên trình duyệt web.

- Tạo một thư mục mới và đặt tên là "Dự án thiết kế website lớp".

- Đảm bảo thư mục này chứa các tài liệu, hình ảnh, và các tài nguyên liên quan đến dự án.

Bước 2: Tạo liên kết tới thư mục trong Project Properties:

- Mở phần mềm quản lý dự án GanttProject.

- Tìm và mở hộp thoại "Project Properties".

- Tại ô "Web Link", dán đường link trực tiếp tới thư mục Google Drive mà bạn đã tạo.

- Lưu lại thiết lập.

2. Cập nhật tiến độ thực tế của dự án vào phần mềm rồi tạo báo cáo tự động dạng .pdf.

Bước 1: Cập nhật tiến độ thực tế:

Đưa con trỏ tới phía bên phải đường màu đen trong thanh nhiệm vụ muốn cập nhật, khi con trỏ có dạng hình mũi tên có dấu % thì kéo thả chuột về đúng tiến độ thì dừng lại.

Bước 2: Tạo báo cáo tự động dạng .pdf:

- Căn chỉnh các cột của Danh sách nhiệm vụ và Danh sách nguồn lực.

- Xuất báo cáo tự động:

+ Trên thanh công cụ, chọn Project sau đó chọn Export để mở hộp thoại Export wizard.

+ Chọn PDF Report rồi chọn Next.

+ Tiếp thực hiện các thao tác để điều chỉnh thông số như: Vị trí lưu, giai đoạn báo cáo, cỡ giấy, hướng giấy,…

+ Nhấn Ok.

- Kiểm tra lại các thông tin của kết quả báo cáo.

3. Chia sẻ, tiếp nhận góp ý, chỉnh sửa trên phần mềm và hoàn thiện báo cáo.

- Chia sẻ báo cáo với các bạn trong nhóm.

- Thảo luận, tiếp nhận các góp ý và chỉnh sửa trên phần mềm để hoàn thiện báo cáo.