BÀI 3: PHÂN BỔ NHÂN LỰC VÀ KINH PHÍ DỰ ÁN

Thân ái chào toàn thể các em học sinh có mặt trong buổi học ngày hôm nay!

A. KHỞI ĐỘNG

Có nhiều công việc cần phải chuẩn bị cho lễ bế giảng, vì vậy lớp 12A1 chỉ có 6 bạn học sinh tham gia vào dự án Xây dựng video kỉ yếu. Bên cạnh đó, dự án cũng chỉ có một lượng kinh phí nhất định để thực hiện. Vậy theo em, cần làm gì để dự án được triển khai đúng tiến độ?

Gợi ý trả lời:

Mọi dự án đều có giới hạn nhất định về nhân lực và kinh phí. Do vậy, cần phải phân bổ các nguồn lực đó một cách hiệu quả, giúp dự án được triển khai đúng tiến độ.

B. HÌNH THÀNH KIẾN THỨC

Hoạt động 1. Phân bổ nhân lực và kinh phí với GanttProject

Hoạt động nhóm 2 - 3 học sinh:

+ Theo em, việc phân bổ nhân lực và kinh phí trong hoạt động QLDA có vai trò gì?

+ Các phần mềm QLDA có thể giúp người dùng thực hiện việc phân bổ nhân lực và kinh phí không?

Dự kiến sản phẩm:

1. PHÂN BỔ NHÂN LỰC VÀ KINH PHÍ VỚI GANTTPROJECT

- Vai trò:

+ Phân công nhiệm vụ hợp lí sẽ giúp tối ưu hoá khả năng của nhân sự, giúp giảm thiểu tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt nguồn lực con người.

Tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, giúp dự án tiến triển một cách suôn sẻ.

+ Phân bổ kinh phí hợp lí cũng chính là tối ưu hoá sử dụng nguồn lực. Tất cả những nguồn lực này cần được phân bổ sao cho đủ, đúng và xử lí kịp thời những vấn đề phát sinh.

Ví dụ: Trong dự án Xây dựng video kỉ yếu, nhiệm vụ quay phim cần nhiều nhân sự hơn dự kiến, nhiệm vụ chụp ảnh cần nhiều kinh phí hơn dự kiến Người QLDA cần phải có sự điều chỉnh hợp lí và kịp thời để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ.

- Các phần mềm QLDA:

+ Đều có tính năng giúp người dùng thực hiện việc phân bổ nhân lực và kinh phí, cũng như hiển thị các thông tin của dự án một cách trực quan.

+ Đồng thời cũng đưa ra một số cảnh báo về tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt nguồn lực. Tuy nhiên, cách xử lí và lựa chọn giải pháp phù hợp với tình huống hoàn toàn phụ thuộc vào sự hiểu biết, kinh nghiệm và kiến thức của người QLDA, cũng như các yếu tố thực tiễn của dự án đang thực hiện.

- Một số tính năng hỗ trợ việc phân bổ nhân lực và kinh phí của GanttProject:

+ Phân bổ nhân lực trong GanttProject

+ Phân bổ kinh phí

Hoạt động 2. Thực hành

- Nhiệm vụ 1:Khai báo danh sách nhân sự dự án

- Nhiệm vụ 2:Phân bổ nhân lực và kinh phí

Dự kiến sản phẩm:

Nhiệm vụ 1: Khai báo danh sách nhân sự dự án

HS khởi động được phần mềm GanttProject.

HS mở được tệp dự án Video kỉ yếu.gan đã tạo ở Bài 1.

HS chọn giao diện Biểu đồ nguồn lực.

HS thiết lập các cột thông tin cần hiển thị về nhân sự.

HS nhập danh sách nhân sự của dự án.

HS kiểm tra danh sách nhân sự vừa tạo, chỉnh sửa nếu cần.

Nhiệm vụ 2: Phân bổ nhân lực và kinh phí

HS chuyển sang giao diện Biểu đồ Gantt.

HS thực hiện bố trí nhân sự và phân bổ kinh phí cho nhiệm vụ.

Hình 3.6. Trang Resources trong hộp thoại Task Properties

Bảng 3.1. Phân bổ nhân lực và kinh phí cho dự án

HS kiểm tra kết quả hiển thị tại cả hai giao diện Biểu đồ Gantt và Biểu đồ nguồn lực, chỉnh sửa nếu cần.

C. LUYỆN TẬP

Khoanh tròn vào chữ cái đứng trước câu trả lời đúng nhất:

Gợi ý trả lời:

D. VẬN DỤNG

Thực hiện các việc sau đối với dự án Thiết kế website của lớp:

1. Ước tính số nhân sự và kinh phí cần thiết cho dự án.

2. Cập nhập danh sách nhân sự vào phần mềm.

3. Bố trí nhân sự và phân bổ kinh phí cho các nhiệm vụ của dự án.

Hướng dẫn về nhà:

- Xem lại kiến thức đã học ở Bài 3.

- Xem trước nội dung Bài 4: Quản lí tiến độ dự án.

Xin trận trọng cảm ơn sự quan tâm theo dõi của các em, hẹn gặp lại!